Общи условия за ползване

1. Предмет и обхват

Настоящите Общи условия уреждат отношенията между GRAVION Systems („Доставчик“, „ние“, „нас“) и потребителите на платформата за автоматизирана обработка на счетоводни документи, включително всички свързани инструменти, AI модели, API и услуги („Платформата“).

Общите условия се прилагат за всички потребители на Платформата, независимо от избрания абонаментен план, включително безплатния тестов период.

2. Дефиниции

• Платформа — уеб-базираната система GRAVION Dashboard, достъпна на gravionsystems.com, включително всички дигитални услуги, AI модели, интерфейси и инструменти.
• AI модели — машинно-обучени системи за оптично разпознаване на символи (OCR) и извличане на данни от документи.
• Обработен документ — фактура, кредитно/дебитно известие, проформа, банково извлечение или друг счетоводен документ, качен и анализиран от Платформата.
• Генерирани данни — извлечена информация от документи: доставчик, суми, ДДС, дати, ЕИК и други полета, както и генерирани експортни файлове (CSV, XML, Excel, TXT).
• API — програмни интерфейси за автоматизиран достъп до функционалностите на Платформата.
• Потребител — всяко физическо или юридическо лице, регистрирано и използващо Платформата.
• Облачно съхранение — сървърно пространство за съхранение на качени документи и генерирани данни, предоставяно в рамките на абонаментния план.
• Месечен период — календарен месец, започващ на 1-во число и завършващ на последния ден от същия месец.

3. Приемане на условията

С регистрация, достъп или използване на Платформата, Потребителят приема настоящите Общи условия изцяло и се съгласява да ги спазва. Ако не сте съгласни с тези условия, моля, не използвайте Платформата.

За юридически лица, лицето, извършващо регистрацията, декларира, че има правомощия да обвързва съответната организация с настоящите условия.

4. Услуги и функционалности

4.1. Платформата предоставя следните AI-базирани услуги:

• Автоматизирано разпознаване и извличане на данни от фактури и счетоводни документи чрез AI OCR
• Обработка на банкови извлечения и автоматично свързване на плащания с фактури
• Експорт на данни в множество формати: CSV, Excel (XLSX), XML (Делта Про), IUD (Ажур), TXT (WorkFlow), CSV (Плюс Минус)
• Индивидуален сметкоплан и AI правила за автоматично осчетоводяване
• Облачно съхранение на качени документи (според избрания план)
• API достъп и Webhooks за автоматизация (план Professional)

4.2. Доставчикът може да променя, разширява или ограничава функционалностите на Платформата с цел подобрение, сигурност или оптимизация. При съществени промени, Потребителите ще бъдат уведомени по имейл или чрез Платформата.

5. Регистрация и достъп

5.1. За използване на Платформата се изисква регистрация с валиден имейл адрес.

5.2. Потребителят е отговорен за поверителността на данните си за достъп (имейл и парола) и за всички действия, извършени чрез неговия акаунт.

5.3. Потребителят се задължава да предоставя вярна и актуална информация при регистрацията.

5.4. Доставчикът може да ограничи или прекрати достъпа при нарушение на Общите условия, злоупотреба или подозрение за неоторизиран достъп.

6. Абонаментни планове и плащания

6.1. Безплатен тест

Всеки нов потребител получава възможност да тества Платформата с до 3 документа безплатно. Безплатният тест включва всички функционалности на план Basic (AI обработка, всички експортни формати, индивидуален сметкоплан, AI правила за осчетоводяване) и не изисква въвеждане на платежни данни.

Лимитът от 3 документа при безплатния тест е еднократен и не подлежи на месечно нулиране. След изчерпване на лимита, Потребителят може да продължи да използва Платформата, като избере някой от платените абонаментни планове.

6.2. Абонаментни планове

Платформата предлага следните месечни абонаментни планове:

• Basic (€14,90/мес) — до 50 документа/месец. Включва: AI обработка, всички експортни формати, индивидуален сметкоплан, AI правила за осчетоводяване.
• Standard (€49,90/мес) — до 200 документа/месец. Включва всичко от Basic, плюс: обработка на банкови извлечения, облачно съхранение до 10 GB, споделяне на документи и експорти, автоматично свързване фактура-плащане, кредитни и дебитни известия.
• Professional (€99,90/мес) — до 1 000 документа/месец. Включва всичко от Standard, плюс: облачно съхранение до 25 GB, API достъп (REST), Webhooks за автоматизация, мулти-потребители, приоритетна поддръжка.

При бъдеща регистрация по ЗДДС от страна на Доставчика, към цените ще бъде начислен ДДС съгласно българското законодателство. Потребителите ще бъдат уведомени предварително.

6.3. Плащания, фактуриране и месечен цикъл

Плащанията се извършват месечно чрез поддържаните платежни методи. Абонаментът се подновява автоматично в началото на всеки нов период, освен ако Потребителят не го анулира преди края на текущия период.

Месечният лимит за обработени документи се нулира автоматично на датата, на която е активиран абонаментът (напр. ако абонаментът е активиран на 15-то число, лимитът се нулира на 15-то число всеки следващ месец). Неизползваните документи от предходен период не се прехвърлят и не се натрупват — лимитът се възстановява до пълния размер, предвиден в съответния абонаментен план, независимо от това колко документа са обработени през предходния период.

Електронна фактура се издава за всяко плащане и е достъпна в акаунта на Потребителя.

6.4. Надвишаване на лимита

При достигане на месечния лимит документи, Потребителят ще бъде уведомен. Обработката на допълнителни документи ще бъде спряна до началото на следващия абонаментен период на Потребителя или до преминаване към по-горен план.

6.5. Забавени плащания

При неуспешно плащане, Доставчикът ще направи допълнителни опити за събиране. Ако плащането остане неуспешно в рамките на 7 дни, достъпът до Платформата може да бъде ограничен до приключване на плащането. Данните на Потребителя се запазват за период от 30 дни след спиране на абонамента.

7. Използване на AI моделите

7.1. Потребителят носи отговорност за начина, по който използва Платформата и генерираните данни.

7.2. Забранява се използването на Платформата за:

• Незаконни, вредни или измамни цели
• Обработка на документи, съдържащи незаконно придобита информация
• Автоматизирани атаки, scraping или злоупотреба с API
• Опити за обратен инженеринг на AI моделите
• Разработване на конкурентни продукти на база Платформата без писмено съгласие

7.3. Доставчикът си запазва правото да ограничи или прекрати достъпа на Потребител, който нарушава тези правила.

8. Генерирано съдържание и точност

8.1. Платформата използва AI модели за извличане на данни от документи с точност над 97%. Въпреки високата точност, генерираните данни могат да съдържат неточности, грешки или непълна информация.

8.2. Потребителят е длъжен да проверява извлечените данни преди тяхното използване в счетоводни записи, данъчни декларации или официални документи.

8.3. Доставчикът не гарантира 100% точност на извлечените данни и не носи отговорност за грешки в счетоводни записи, породени от неточности в автоматичната обработка.

8.4. Потребителят носи пълна отговорност за верността на данните, които подава към счетоводния си софтуер или към държавни институции.

9. Съхранение и изтриване на данни

9.1. Какво съхраняваме

Платформата съхранява качените документи (PDF, JPG, PNG файлове) и извлечените от тях данни (структурирана информация) на сигурни сървъри в рамките на Google Cloud (Европейски регион).

9.2. Срок на съхранение

Съгласно българското законодателство, минималните срокове за съхранение на счетоводни документи са:

• Фактури, известия, счетоводни регистри и финансови отчети — 10 години (чл. 12, ал. 1, т. 2 от Закона за счетоводството)
• Документи за данъчно-осигурителен контрол — 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение (чл. 38, ал. 1, т. 3 от ДОПК)
• Всички останали носители на счетоводна информация — 3 години (чл. 12, ал. 1, т. 3 от Закона за счетоводството)

Платформата съхранява качените документи и данни в облачното пространство, включено в абонаментния план на Потребителя, за времето на активния абонамент. Потребителят е отговорен самостоятелно да съхранява оригиналите на документите в съответствие със законовите срокове, независимо от ползването на Платформата.

9.3. Изтриване на данни

Потребителят може по всяко време да изтрие отделни документи или данни от своя акаунт чрез Платформата.

При прекратяване на абонамента, данните на Потребителя се запазват за срок от 30 дни, след което се изтриват автоматично и необратимо от сървърите. Потребителят получава уведомление и възможност да експортира данните си преди изтриването.

При изрично писмено искане от Потребителя, данните могат да бъдат изтрити и преди изтичането на 30-дневния срок.

9.4. Достъп до данните

Доставчикът не извършва преглед, анализ или споделяне на качените документи и извлечените данни с трети лица, освен ако това не се изисква по закон (напр. при съдебно разпореждане или искане от компетентен държавен орган).

10. Лични данни и поверителност (GDPR)

10.1. Администратор на лични данни

GRAVION Systems е администратор на личните данни, събирани чрез Платформата, по смисъла на Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR) и Закона за защита на личните данни.

10.2. Какви лични данни събираме

• Данни при регистрация: имейл адрес, име (по желание), фирмено наименование (по желание)
• Данни при ползване: IP адрес, тип браузър, дата и час на достъп, използвани функционалности
• Данни от качени документи: фактурите и документите, които Потребителят качва, могат да съдържат лични данни на трети лица (имена, адреси, ЕИК). Тези данни се обработват единствено с цел предоставяне на услугата.
• Платежни данни: обработват се от платежния оператор (Stripe) и не се съхраняват от Доставчика.

10.3. Основания за обработка

• Изпълнение на договор (чл. 6, пар. 1, б. „б“ от GDPR) — обработка на данни, необходими за предоставяне на услугата
• Легитимен интерес (чл. 6, пар. 1, б. „е“ от GDPR) — подобряване на услугата, техническа поддръжка, сигурност
• Съгласие (чл. 6, пар. 1, б. „а“ от GDPR) — маркетингови съобщения (само с изрично съгласие)
• Законово задължение (чл. 6, пар. 1, б. „в“ от GDPR) — данъчни и счетоводни изисквания

10.4. Срок на съхранение на лични данни

Личните данни се съхраняват за срока на активния абонамент плюс 30 дни. Данни, необходими за данъчни цели (фактури за плащания), се съхраняват за законово изискуемия срок от 10 години. След изтичане на сроковете, данните се изтриват или анонимизират.

10.5. Права на субектите на данни

Всеки Потребител има право на:

• Достъп — да получи информация какви лични данни обработваме за него
• Коригиране — да поиска поправка на неточни данни
• Изтриване („правото да бъдеш забравен“) — да поиска изтриване на данните си, доколкото не са необходими за законови цели
• Ограничаване на обработването — при оспорване на точността или законосъобразността
• Преносимост — да получи данните си в структуриран, машинно-четим формат
• Възражение — срещу обработка, основана на легитимен интерес
• Оттегляне на съгласие — по всяко време, без това да засяга законосъобразността на обработката преди оттеглянето

За упражняване на тези права, моля свържете се с нас чрез страницата за контакт.

10.6. Подизпълнители

За предоставяне на услугата използваме следните доверени подизпълнители:

• Google Cloud Platform (EU регион) — сървърна инфраструктура, AI обработка (Cloud Vision API, Gemini)
• Stripe — обработка на плащания
• Cloudflare — CDN и защита на уеб трафик

Всички подизпълнители отговарят на изискванията на GDPR и обработват данни единствено по наши инструкции.

10.7. Жалби

Потребителят има право да подаде жалба до Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) на адрес: гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров“ № 2, www.cpdp.bg.

11. Бисквитки (Cookies)

11.1. Платформата използва бисквитки за осигуряване на основна функционалност, запомняне на потребителски настройки и анализ на посещаемостта.

11.2. Видове бисквитки:

• Необходими бисквитки — задължителни за работата на Платформата (автентикация, сесия). Не могат да бъдат отказани.
• Функционални бисквитки — запомняне на предпочитания и настройки.
• Аналитични бисквитки — събиране на анонимна статистика за подобряване на услугата.

11.3. При първото посещение на сайта, Потребителят избира кои категории бисквитки да разреши чрез банера за съгласие. Изборът може да бъде променен по всяко време.

11.4. Платформата не използва рекламни бисквитки и не споделя данни с рекламни мрежи.

12. Интелектуална собственост

12.1. Всички AI модели, алгоритми, софтуерен код, интерфейси, дизайн и инфраструктура на Платформата са изключителна собственост на GRAVION Systems.

12.2. Забранява се копиране, модифициране, декомпилиране, обратен инженеринг или разпространение на части от Платформата без писмено разрешение.

12.3. Потребителят запазва всички права върху качените от него документи и данни. Доставчикът не претендира никакви права на собственост върху потребителското съдържание.

13. Ограничаване на отговорността

13.1. Платформата се предоставя „както е“ (as-is) и „доколкото е налична“ (as-available).

13.2. Доставчикът полага разумни усилия за осигуряване на непрекъснат достъп до Платформата, но не гарантира непрекъсната работа. Възможни са кратки прекъсвания за техническа поддръжка, обновяване или поради обстоятелства извън контрола на Доставчика.

13.3. Доставчикът не носи отговорност за:

• Грешки в извлечените от AI данни
• Загуби или вреди, причинени от неправилна употреба на генерираните данни
• Прекъсвания поради технически причини, включително проблеми на трети доставчици (Google Cloud, интернет доставчици)
• Загуба на данни поради действия на Потребителя
• Косвени, случайни или последващи вреди
• Форсмажорни обстоятелства

13.4. Максималната отговорност на Доставчика е ограничена до сумата, заплатена от Потребителя за абонамент в последните 3 месеца.

14. Възстановяване на средства (Refund Policy)

14.1. Потребителят може да анулира абонамента си по всяко време. Анулирането влиза в сила в края на текущия платен период — достъпът до Платформата се запазва до тогава.

14.2. Възстановяване на средства се извършва в следните случаи:

• В рамките на 14 дни от първото плащане — пълно възстановяване, ако Потребителят не е обработил повече от 3 документа (право на отказ по чл. 50 от Закона за защита на потребителите).
• Техническа невъзможност за ползване — ако Платформата не е достъпна повече от 72 часа непрекъснато по вина на Доставчика, Потребителят има право на пропорционално възстановяване за засегнатия период.

14.3. Не се извършва възстановяване:

• При анулиране по средата на платен период (достъпът остава до края на периода)
• При нарушаване на Общите условия от страна на Потребителя
• При изтичане на 14-дневния срок и/или обработени повече от 3 документа

14.4. Искания за възстановяване се подават чрез страницата за контакт и се обработват в срок до 10 работни дни.

15. Прекратяване

15.1. Потребителят може да прекрати абонамента и да закрие акаунта си по всяко време чрез настройките на акаунта или чрез заявка за контакт.

15.2. При закриване на акаунта: данните се запазват 30 дни, през които Потребителят може да експортира документите и данните си. След изтичане на 30-дневния срок всички данни се изтриват необратимо.

15.3. Доставчикът може да прекрати достъпа незабавно при:

• Грубо нарушение на настоящите Общи условия
• Злоупотреба с Платформата или API
• Действия, представляващи риск за сигурността на Платформата или данните на други потребители
• Неплатени задължения за период над 30 дни

16. Промени в Общите условия

16.1. Доставчикът си запазва правото да актуализира настоящите Общи условия.

16.2. При съществени промени, Потребителите ще бъдат уведомени по имейл поне 14 дни преди влизането им в сила.

16.3. Продължаването на ползването на Платформата след влизане в сила на промените се счита за приемане на новите условия.

16.4. Ако Потребителят не е съгласен с промените, той има право да прекрати абонамента си преди влизането им в сила.

17. Приложимо право и спорове

17.1. Настоящите Общи условия се тълкуват и прилагат съгласно законодателството на Република България.

17.2. Всякакви спорове, произтичащи от или свързани с настоящите условия, страните ще се стремят да разрешат чрез преговори. При невъзможност, спорът ще бъде отнесен до компетентния съд в Република България.

17.3. Потребители — физически лица, имат право да подадат жалба и чрез Европейската платформа за онлайн решаване на спорове (ОРС): https://ec.europa.eu/consumers/odr.

18. Идентификация на доставчика

За контакт можете да използвате и формата на страницата за контакт.

19. Контакт

За въпроси, искания или оплаквания, свързани с настоящите Общи условия, моля свържете се с нас:

• Уеб: gravionsystems.com/контакт
• Имейл: [email protected]

---

© 2026 Гравион Системс ЕООД. Всички права запазени.